Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Этапы работы с входящими документами
Все документы, поступающие в организацию (по всем каналам связи: почта, электронная почта, спецсвязь и т. д.), проходят следующие этапы:
1) первичную обработку;
2) предварительное рассмотрение, разметку;
3) регистрацию;
4) рассмотрение документов руководителем;
5) направление на исполнение;
6) контроль исполнения;
7) исполнение документов;
8) подшивку документов в дела.
При первичной обработке входящих документов проверяется:
–правильность адресования;
–количество листов поступившего документа;
–наличие приложений.
При отсутствии приложений или листов документа отправитель извещается об этом, и ставится отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полностью или частично не читаем, то об этом также ставится в известность отправитель.
При обработке поступающей корреспонденции документы с грифом «Лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению; корреспонденция с пометкой «Конфиденциально» обрабатывается сотрудником, имеющим допуск.
На этапе предварительного рассмотрения поступившие в организацию документы сортируют в зависимости от адресата на:
–требующие обязательного рассмотрения руководства — важные и срочные документы, прошедшие процедуру регистрации;
–непосредственно направляемые в структурные подразделения ответственным исполнителям.
При передаче документов в структурные подразделения непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.
В случае адресования документа непосредственно структурному подразделению или должностному лицу документ передается по назначению без предварительного рассмотрения.
В подразделения по работе с письмами граждан передаются предложения, заявления и жалобы, поступившие в организацию.
Основной целью предварительного рассмотрения входящих документов является их распределение на:
– регистрируемые документы — проставляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления (при необходимости — часы и минуты);
– нерегистрируемые документы.
Предварительному рассмотрению в службе документационного обеспечения подлежат документы:
–адресованные руководству организации;
–не имеющие указания на конкретное должностное лицо либо структурное подразделение.
Документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, передаются на его рассмотрение.
Документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
В случае, когда решения по документам исполняются несколькими структурными подразделениями, документы им передаются поочередно или в копиях одновременно. Подлинник получает ответственный исполнитель, которым является первый названный в резолюции.
В случае необходимости срочного решения по поступившему документу допускается ознакомление с его содержанием исполнителя до рассмотрения документа руководством организации.
Правила обработки исходящих писем
Документы, отправляемые организацией по различным каналам связи (почте, факсу, по электронной почте, фельдсвязью, спецсвязью), подлежат обязательной регистрации службой ДОУ.
Алгоритм работы с исходящими документами представлен на рис. 2.
Подготовленный составителем проект исходящего документа проверяется на правильность оформления работником службы ДОУ или секретарем-референтом.
Исходящие документы, за исключением факсов и телефонограмм, составляются в 2 экземплярах.
Рисунок 2. Алгоритм работы с исходящими документами
При необходимости проект документа может пройти процедуру согласования с другими специалистами организации, результат которой оформляется визой, проставляемой на экземпляре, остающемся в организации.
Далее проверенный и согласованный проект документа предоставляется на подпись руководителю организации, который также имеет право внести изменения и дополнения в документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Подписанные руководителем оба экземпляра передаются для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов» (либо в СЭД) в службу ДОУ или секретарю-референту.
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
–номер документа, включающий номер дела;
–дата документа;
–адресат (корреспондент);
–краткое содержание или заголовок;
–отметка об исполнении;
–исполнитель;
–примечание.
Регистрационный номер проставляется нумератором или рукописным способом на обоих экземплярах, и документ в тот же день отправляют адресату. Второй экземпляр и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Прохождение внутренних документов
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются, хранятся непосредственно в самой организации и не выходят за ее пределы.
Подготовка и оформление внутренних документов проходит в той же последовательности, что и исходящих:
1) составление проекта документа исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа;
3) согласование проекта документа;
4) подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);
5) регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемов).
Исполнение и завершение работ с внутренними документами то же, что и с входящими документами:
1) передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
2) контроль исполнения документа;
3) исполнение документа;
4) проставление отметки об исполнении;
5) подшивка исполненного документа в дело.
На завершающих этапах работы с внутренними документами возможны:
1) дальнейшее их использование в справочно-информационной работе в течение времени от 1 года до 3 лет;
2) экспертиза ценности документа (могут использоваться в справочно-информационной работе более 3 лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены).
Совершенствование делопроизводства начинается с внутренних документов и может проводиться по следующим направлениям:
1) использование локальной сети;
2) замена традиционных электронными документами.
Это позволит сократить количество дублирующих друг друга документов, уменьшить количество используемых копий документов и более активно использовать бездокументное решение производственных вопросов внутри предприятия.